Was ist eigentlich Betriebskosten & Betriebskostenabrechnung?
Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer einer Immobilie aus dem Gebäude, seinen Einrichtungen und dem Grundstück laufend entstehen. Einmalige Kosten etwa für Instandsetzungsarbeiten sind also grundsätzlich keine Betriebskosten.
In § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind die häufigsten Arten genannt: laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, Kosten der Wasserversorgung, der Heizungsanlage (nicht die Heizkosten selbst!), Straßenreinigung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, für den Hauswart, für den TV-/Kabelanschluss, Sach- und Haftpflichtversicherung sowie sonstige Betriebskosten.
Umlage der Betriebskosten und Betriebskostenvereinbarung: Der Eigentümer kann die Betriebskosten nur dann auf den oder die Mieter umlegen, wenn das vertraglich vereinbart wurde (§ 556 Abs. 1 S. 1 BGB), und zwar indem die umzulegenden Kostenarten einzeln genannt sind bzw. auf die Aufzählung des genannten §2 BetrKV verwiesen wird. Unter den dort zuletzt genannten „sonstigen Betriebskosten“ darf nun aber nicht alles Mögliche in die Betriebskostenabrechnung, sondern hierzu müssten laufend anfallende Kostenarten ausdrücklich und konkret im Vertrag aufgeführt sein. Liegt keine Betriebskostenvereinbarung vor, gelten die Betriebskosten als bereits in der Miete enthalten („Brutto-Miete“).
Als Umlageschlüssel bei Mehrfamilienhäusern dient, sofern nicht anderes vereinbart, die Wohnfläche der einzelnen Wohnungen im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche des Gebäudes. Ausnahme: Wenn Wasserzähler, Wärmezähler oder andere Geräte zur Verbrauchserfassung installiert sind, dann muss nach tatsächlichem Verbrauch und nicht etwa nach Umlageschlüssel abgerechnet werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Betriebskostenabrechnung abzuwickeln: Entweder es ist eine monatliche Betriebskostenpauschale zuzüglich zur Miete vereinbart, oder es gelten monatliche Vorauszahlungen als Abschlagzahlungen. Im ersten Fall entfällt eine jährliche Betriebskostenabrechnung, weil mit der Pauschale alles abgegolten ist. Im zweiten Fall muss mit einer Betriebskostenabrechnung am Ende der Abrechnungsperiode eine eventuelle Nachzahlung oder Rückvergütung ermittelt werden.
Die Betriebskostenabrechnung muss mindestens jährlich erfolgen und mindestens diese Angaben enthalten:
- Aufstellung der Gesamtkosten für die abzurechnende Immobilie
- Erläuterung der anzuwendenden Umlageschlüssel
- auf die jeweilige Wohnung entfallenden Anteile (für jede Betriebskostenart)
- Abzug der bereits geleisteten Vorauszahlungen.
Fehlen einzelne dieser Anforderungen, ist die Betriebskostenabrechnung formell unwirksam. Außerdem muss die Abrechnung verständlich und nachvollziehbar sein und spätestens ein Jahr nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorliegen.
